Signature de mail, un outil de communication

Loopkey fait de la signature de mail, un outil de communication par excellence en sortant son logiciel SaaS de communication par la signature de mail. Plus qu’un simple logiciel de gestion des signatures mail, c’est la première réelle solution multiplateforme du genre.

L’email étant le premier outil de communication en entreprise, Loopkey se sert de la signature de mail pour pousser des messages ciblés vers les destinataires.
C’est une énorme avancé dans l’utilisation de l’email comparé à une campagne d’e-mailing. Loopkey transforme ainsi l’utilisation de l’email de tous les jours pour appuyer la communication globale, sans pour autant transformer la signature en une simple bannière publicitaire.
La start-up a déjà pu constater sur ses utilisateurs un taux de clic moyen de ces signatures de 25%. C’est un taux de lecture inégalé dans le domaine de la communication par mail.

Une signature passe-partout

Actuellement les solutions existantes proposent la création de signature de mail en HTML, mais aucune de ces solutions ne permettent d’utiliser la signature sur certains clients de messagerie ni leur intégration sur mobile.
Avec environ 35% des emails ouverts depuis un terminal mobile, Loopkey relève un défi technique en rendant natif l’insertion et la lecture de la signature depuis l’ensemble des terminaux mobiles et clients de messageries.

Pour se faire, le modèle de la signature part d’un fichier SVG réalisé par le client ou un prestataire (via Illustrator ou Inkscape).
Si Loopkey n’impose pas de limite sur ce fichier, il est tout de même conseillé de ne pas dépasser certain critères pour ne pas porter atteinte à l’expérience de la personne qui visionnera la signature.

Ces critères sont :

• La taille : 600px de largeur et 250px de hauteur.
• Poids : max 120Ko
• Taille de police : Min 10px
• Evitez la surcharge de texte et de couleur.

Les [[tags]] présent sur le modèle seront ensuite lus pour générer dynamiquement les zones d’entrées dans le formulaire de création de signature.
Par ce fonctionnement vous pourrez donc écrire tous les tags que vous désirez :
[[Nom]]
[[Prénom]]
[[Fonction1]]
[[Fonction2]]
[[FonctionX]]
[[Fax]]
[[etc…]]

Comment communiquer par la signature de mail ?

Un tag spécial [[~sigmail]] a été pensé pour permettre l’insertion de messages de communication dans la signature.
C’est une phrase courte, qui sera automatiquement déployée dans tout ou partie des signatures :
– Tout le monde
– Un groupe de personne (commerciaux, Direction, etc.)
– Une seule personne

Les messages suivants sont des exemples intéressants de ce que vous pouvez dire à travers votre signature de mail :
– Annoncer des nouveaux produits et services
– Annoncer un évènement
– Partager les médias qui parlent de votre entreprise
– Promouvoir une ou plusieurs de vos offres d’emploi.

C’est en jouant régulièrement sur ces messages que le taux de lecture des signatures devient le plus important. Une signature stagnante avoisinera plus les 10% voire 15% ce qui reste raisonnable.

Déployez en 2 minutes ! Ne redéployez jamais !

Une fois le modèle uploadé sur loopkey.com, le déploiement peut se faire de 2 façons :
– Créer les membres un par un, puis pour chacun, leur signature.
– Import des membres depuis un annuaire LDAP et création automatique des signatures depuis le modèle.

L’association du membre avec sa signature génère un code texte au format @@9999-9999@@

Il suffit ensuite d’insérer ce code dans sa signature d’email et le tour est joué.

Ce code fixe et unique évite ainsi d’avoir à recopier et recoller la signature en cas de modifications. Le parc des signatures de mail peut ainsi être géré par un seul administrateur dans l’entreprise.

Laissez le serveur SMTP travailler à votre place

Au moment de l’envoi, le serveur SMTP va chercher les coordonnées de la personne et le modèle sur loopkey.com pour générer un bloc image unique qui viendra se coller à la place du code de la signature.
Un bloc HTML peut également être insérer via loopkey.com pour intégrer les flux RSS, les liens vers les différents réseaux sociaux etc.

Comme l’email peut-être un point critique, notamment pour les grosses entreprises, Loopkey propose deux modes de fonctionnement :
– Hébergement mutualisé : Utilisation du serveur SMTP de Loopkey.
– Location Maintenance : Installation chez le client, s’il souhaite gardé le contrôle sur ses emails et de ses données.

Découvrez en plus sur les services de Loopkey en vidéo :